1. Các trường thông tin bắt buộc trong bộ hồ sơ yêu cầu báo giá (RFQ)
Bộ hồ sơ RFQ chuẩn mực phải bao gồm bản vẽ kỹ thuật chi tiết hoặc bảng đặc tính kỹ thuật, tiêu chuẩn kiểm nghiệm chất lượng, sản lượng dự kiến theo năm và theo từng đơn hàng, cảng đích giao nhận, điều kiện Incoterms, quy cách đóng gói bao bì, yêu cầu gửi mẫu thử, phương thức thanh toán và thời hạn hiệu lực của báo giá.
2. Sử dụng biểu mẫu báo giá chuẩn hóa bắt buộc
Việc cho phép các nhà cung cấp gửi báo giá theo định dạng tự do sẽ khiến việc so sánh trở nên vô cùng phức tạp và dễ bỏ sót chi phí ẩn. Hãy yêu cầu tất cả các bên tham gia điền đơn giá, chi phí khuôn mẫu, phí mẫu thử, cước vận chuyển, thời gian sản xuất (lead time), MOQ và điều khoản thanh toán trên cùng một bảng tính chuẩn.
3. Không bao giờ xếp hạng nhà cung cấp chỉ dựa trên đơn giá xuất xưởng
Thiết lập mô hình chấm điểm trọng số đa tiêu chí: bao gồm mức độ tương thích kỹ thuật, tổng chi phí sở hữu (TCO), bằng chứng chứng nhận chất lượng, năng lực sản xuất thực tế, cam kết thời gian giao hàng, tính công bằng của điều khoản thương mại và mức độ rủi ro tổng thể.
4. RFQ là điểm khởi đầu của quá trình đàm phán thương mại
Báo giá vòng đầu tiên chưa bao giờ là kết quả cuối cùng. Cần làm rõ các điều khoản có sự sai lệch hoặc giả định chưa đúng, lập danh sách rút gọn các nhà cung cấp tiềm năng nhất, hoàn thành việc giải đáp kỹ thuật và duyệt mẫu đối chứng trước khi chính thức mở vòng đàm phán thương mại then chốt.