1. Xác minh tư cách pháp nhân và hồ sơ đăng ký kinh doanh
Giấy phép đăng ký kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ trụ sở thực tế, tài khoản ngân hàng thụ hưởng và thông tin pháp nhân trên báo giá chính thức bắt buộc phải đồng nhất và chỉ về cùng một thực thể pháp lý hợp pháp duy nhất.
2. Thẩm định năng lực kỹ thuật và dây chuyền sản xuất thực tế
Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp danh mục máy móc thiết bị chính, sơ đồ quy trình công nghệ, mẫu sản phẩm đối chứng, chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng (như ISO, CE) và hồ sơ chứng minh năng lực sản xuất các lô hàng tương tự trong quá khứ.
3. Thử nghiệm áp lực (Stress-test) đối với công suất công bố
Cần trực tiếp tìm hiểu tỷ lệ lấp đầy dây chuyền hiện tại, số ca làm việc thực tế của công nhân, các nút thắt cổ chai trong công đoạn sản xuất, chu kỳ dự trữ nguyên vật liệu chính và thời gian giao hàng thực tế trong mùa cao điểm, thay vì chỉ tin vào con số công suất lý thuyết.
4. So sánh toàn diện các điều khoản thương mại dựa trên tổng mức độ rủi ro
Số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ), điều kiện thanh toán, điều kiện Incoterms, chi phí khấu hao khuôn mẫu, dung sai chất lượng kỹ thuật, trách nhiệm bồi thường khi giao hàng chậm và nghĩa vụ đổi trả hàng lỗi cần được đặt lên bàn cân đánh giá đồng bộ.
5. Khởi động bằng đơn hàng thử nghiệm (Pilot Order) có thể định lượng
Trong đơn hàng thử nghiệm đầu tiên, bên cạnh việc kiểm tra chất lượng sản phẩm thực tế, cần đo lường chặt chẽ tốc độ phản hồi thông tin của đối tác, độ chính xác của bộ chứng từ xuất nhập khẩu, quy cách đóng gói và thái độ giải quyết khi phát sinh sự cố.